Art. 2 — DEL CANCILLER Y OTROS NOTARIOS, Y DE LOS ARCHIVOS

482 §1. En cada curia, debe haber un canciller, cuya principal función, a no ser que el derecho particular establezca otra cosa, consiste en cuidar de que se redacten las actas de la curia, se expidan y se custodien en el archivo de la misma.

§ 2. Cuando parezca necesario, puede nombrarse un ayudante del canciller, llamado vicecanciller.

§ 3. El canciller y el vicecanciller son de propio derecho notarios y secretarios de la curia.

483 § 1. Además del canciller, puede haber otros notarios, cuya escritura o firma da fe pública, en lo que atañe ya a cualquier tipo de actos, ya únicamente para los asuntos judiciales, o sólo para los actos referentes a una determinada causa o asunto.

§ 2. El canciller y los notarios deben ser personas de buena fama y por encima de toda sospecha; en las causas en las que pueda ponerse en juicio la buena fama de un sacerdote, el notario debe ser sacerdote.

484 El oficio de los notarios consiste en:

1 redactar las actas y documentos referentes a decretos, disposiciones, obligaciones y otros asuntos para los que se requiera su intervención;

2 recoger fielmente por escrito todo lo realizado, y firmarlo, indicando el lugar, día, mes y año;

3 mostrar a quien legítimamente los pida aquellas actas o documentos contenidos en el registro, y autenticar sus copias declarándolas conformes con el original.

485 El canciller y demás notarios pueden ser libremente removidos de su oficio por el Obispo diocesano, pero no por el Administrador diocesano sin el consentimiento del colegio de consultores.

486 § 1. Deben custodiarse con la mayor diligencia todos los documentos que se refieran a la diócesis o a las parroquias.

§ 2. Se ha de establecer en cada curia, en lugar seguro, un archivo o tabulario diocesano, en el que se conserven con orden manifiesto y diligentemente guardados los documentos y escrituras correspondientes a los asuntos diocesanos, tanto espirituales como temporales.

§ 3. Debe hacerse un inventario o índice de los documentos que se guardan en el archivo, con un breve resumen del contenido de cada escritura.

487 § 1 El archivo ha de estar cerrado, y sólo el Obispo y el canciller deben tener la llave; a nadie se permite entrar en él sin permiso del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el canciller.

§ 2. Todos los interesados tienen derecho a recibir personalmente o por medio de un procurador, copia auténtica, escrita o fotocopiada, de aquellos documentos que siendo públicos por su naturaleza se refieran a su estado personal.

488 No se permite sacar documentos del archivo, si no es por poco tiempo y con el consentimiento del Obispo, o del Moderador de la curia junto con el canciller.

489 § 1. Debe haber también en la curia diocesana un archivo secreto, o al menos un armario o una caja dentro del archivo general, totalmente cerrada con llave y que no pueda moverse del sitio, en donde se conserven con suma cautela los documentos que han de ser custodiados bajo secreto.

§ 2. Todos los años deben destruirse los documentos de aquellas causas criminales en materia de costumbres cuyos reos hayan fallecido ya, o que han sido resueltas con sentencia condenatoria diez años antes, debiendo conservarse un breve resumen del hecho junto con el texto de la sentencia definitiva.

490 § 1. La llave del archivo secreto la tiene solamente el Obispo.

§ 2. Mientras esté vacante la sede no se abrirá el archivo o armario secreto, a no ser en caso de verdadera necesidad, por el Administrador diocesano personalmente.

§ 3. No deben sacarse documentos del archivo o armario secreto.

491 § 1. Cuide el Obispo diocesano de que se conserven diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las colegiatas, de las parroquias y de las demás iglesias de su territorio, y de que se hagan inventarios o índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio, y el otro en el archivo diocesano.

§ 2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico, y de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico.

§ 3. Para examinar o sacar de su sitio las actas y documentos aludidos en los §§ 1 y 2, deben observarse las normas establecidas por el Obispo diocesano